Bật mí cách quản lý quán cafe hiệu quả, đông khách mỗi ngày

Cách quản lý quán cafe hiệu quả là chìa khóa giúp bạn chiến thắng trên thị trường kinh doanh khốc liệt như hiện nay. Theo đó sử dụng phần mềm quản lý quán cafe giúp tối ưu quy trình làm việc, kiểm soát chi tiêu, doanh thu, nguyên vật liệu tồn kho và nâng cao dịch vụ khách hàng hiệu quả. Cùng Chuquan.vn khám phá kinh nghiệm mở quán cafe, trà sữa và kinh doanh hiệu quả qua bài viết sau. 

Cách quản lý quán cà phê hiệu quả, tối ưu lợi nhuận

Các phần mềm quản lý ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt đối với các mô hình quán ăn, quán cafe, trà sữa. Không chỉ giúp tối ưu quy trình làm việc, thu chi, doanh thu mà còn giúp cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng – chìa khóa khiến bạn thành công. Thậm chí có thể quản lý quán cafe từ xa, cùng khám phá chi tiết ngay sau đây. 

Quản lý doanh thu

Trong công tác quản lý doanh thu hàng ngày của quán cà phê, nhân viên thu ngân thường gặp phải những tình huống như không trung thực, gian lận, thu phí hoặc tính thiếu, quên thu tiền khi quán đông khách…

Vì vậy, để quản lý quán cà phê hiệu quả và tránh thất thoát doanh thu, bạn cần kiểm soát chặt chẽ từng hóa đơn. Thường xuyên ghi chép và đối chiếu. Việc lắp đặt các thiết bị hỗ trợ hoạt động thu ngân như máy tính, máy in hóa đơn sẽ giúp việc quản lý doanh thu dễ dàng hơn.

Đặc biệt, bạn nên lắp thêm camera an ninh để giúp bạn dễ dàng ghi lại hoạt động của nhân viên cửa hàng.

Quản lý thu chi

Chi phí chi tiêu hàng tháng cũng cần phải được ghi chép chi tiết. Là người quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh nhà hàng, bạn cần cân nhắc, quyết định hàng ngày cách tiêu tiền hợp lý và chỉ chi số tiền cần thiết, phù hợp để đảm bảo lợi nhuận và luôn ổn định nguồn vốn.

Nếu thu nhập và chi phí của quán cà phê nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn hoặc hiện tại bạn không thể phát triển quán cà phê quy mô lớn, bạn vẫn có thể thay đổi chiến lược và chuyển sang mô hình quán cà phê với quy mô nhỏ hơn để đảm bảo rằng thu nhập và chi phí cân bằng hơn.

Quản lý hàng tồn kho

Việc xuất, nhập nguyên vật liệu hàng ngày cũng là điều chúng ta khó kiểm soát và dễ gây lỗ nhất, nhất là với những người mới bắt đầu và chưa có cách quản lý quán cà phê hiệu quả.

Quản lý nguyên vật liệu

Trong ngành F&B, nguyên liệu, hoa quả cần đảm bảo độ tươi ngon và liều lượng chính xác. Nếu nhiều quá sẽ gây lãng phí, nếu ít quá sẽ không phục vụ được khách hàng, dẫn đến danh tiếng kinh doanh của nhà hàng bị giảm sút.

Khi người pha chế pha chế đồ uống mà không sử dụng thước đo chính xác sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và khiến khách hàng không hài lòng.

Ngoài ra, lượng nguyên liệu nhập khẩu hàng ngày cũng phải được ghi chép, kiểm tra chặt chẽ, đầy đủ, ngăn chặn tình trạng quản lý kho thông đồng với nhà cung cấp báo cáo thừa số lượng nguyên liệu nhập khẩu.

Quản lý nhân sự

Quản lý tốt nhân viên quán cà phê là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả quản lý. Nhân viên là người hàng ngày tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đưa ra lời khuyên và dịch vụ cho khách hàng. 

Đó là lý do bạn phải quản lý nhân viên thường xuyên và đào tạo họ một cách cẩn thận và chi tiết, bởi nhân viên sẽ là người truyền tải thông điệp của thương hiệu. Trong quán cà phê có rất nhiều vị trí khác nhau và mỗi vị trí sẽ đảm nhiệm những vai trò, nhiệm vụ khác nhau.

Người quản lý nhân viên phải hiểu tầm quan trọng và vai trò của các vị trí, đòi hỏi phải có sự điều chỉnh và cơ cấu nhân sự phù hợp. Việc phân công lao động hợp lý sẽ giúp cửa hàng hoạt động hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Một phương pháp cần thiết để kích thích sự nhiệt tình và cống hiến của nhân viên là thực hiện kế hoạch đánh giá nhân viên hàng tháng và đưa ra các phần thưởng, hình phạt. Những nhân viên luôn đi làm đúng giờ và cung cấp dịch vụ tốt nên được khen thưởng để khiến họ gắn bó và đam mê công việc hơn. Điều này sẽ càng dễ dàng hơn khi sử dụng các phần mềm quản lý. 

Quản lý cơ sở vật chất quán cà phê

Cơ sở vật chất của quán cà phê có thể được chia thành hai phần chính: thiết bị pha chế, thiết bị phục vụ khách hàng và thiết bị thanh toán.Thiết bị pha chế bao gồm máy xay cà phê, máy pha cà phê, máy sinh tố và các máy móc khác. 

• Người quản lý phải cập nhật thực đơn của nhà hàng, sau đó mua và đầu tư thiết bị pha chế cho đúng nhân viên. 
• Ngoài ra, người quản lý quán cà phê cần thông tin để nâng cấp hoặc thay thế trang thiết bị cho phù hợp với thực đơn của cửa hàng và đối tượng khách hàng.
• Thiết bị phục vụ khách hàng bao gồm bàn ghế, điều hòa, wifi và các thiết bị khác.
• Ngoài ra, cần chuẩn bị sẵn bàn ghế dự phòng phòng trường hợp có nhiều khách hàng vào giờ cao điểm hoặc bàn ghế hư hỏng cần được thay thế trong quá trình kinh doanh.
• Thiết bị dịch vụ hỗ trợ nhân viên thanh toán: Thiết bị bao gồm máy in hóa đơn, máy bán hàng, máy tính tiền in bill,  ứng dụng quản lý quán cafe và nhiều sản phẩm khác. 

Quản lý chất lượng dịch vụ khách hàng

Khách hàng là thượng đế. Một quán cà phê dù có thiết kế đẹp, độc đáo, sang trọng đến đâu nhưng nếu không có lượng khách hàng ổn định sẽ khó tồn tại lâu dài. Vì vậy, trong sự khôn ngoan khi kinh doanh quán cà phê luôn có quy tắc đặt khách hàng lên hàng đầu.

Xu hướng kinh doanh cà phê hiện nay được chia thành hai loại khá rõ ràng.

• Nhóm khách hàng trẻ và các bạn học sinh, sinh viên.
• Nhóm khách hàng trung niên và người lớn tuổi. .

Thiết kế của cửa hàng bắt nguồn từ xu hướng của hai nhóm khách hàng này và được thiết kế theo sở thích chung của họ. Ngoài ra, màu sắc đa dạng có thể khiến không gian cửa hàng trở nên lung linh, đẹp mắt và hấp dẫn khách hàng. Một không gian bắt mắt, hấp dẫn là tiêu chí đầu tiên quyết định sự thành công của một quán cà phê.

So với nhóm khách hàng lớn tuổi, mô hình không gian của quán cà phê phải trang nhã, ấm áp và yên tĩnh. Ngoài tiêu chuẩn thiết kế, họ còn rất chú trọng đến chất lượng phục vụ và đồ uống trong nhà hàng nên bạn phải đầu tư vào mọi mặt.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe Chủ Quán 

Quản lý quán cà phê hiệu quả là đào tạo và thiết lập một hệ thống dịch vụ tốt lấy khách hàng làm trung tâm, điều này sẽ giúp ghi điểm cao hơn trong tâm trí khách hàng và tăng khả năng khách hàng sẽ ghé thăm lại cửa hàng của bạn.

Khi bắt đầu kinh doanh quán cà phê, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn, bạn không thể kiểm soát, quản lý quán cà phê 24/7. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ có thể giúp bạn quản lý quán cà phê của mình từ xa. Trong số đó, Chủ Quán là phần mềm với nhiều ưu điểm vượt trội.

• Giao diện hiện đại, đơn giản, dễ sử dụng trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh
• Quản lý tình trạng kinh doanh cà phê của bạn thông qua báo cáo từ xa qua điện thoại thông minh
• Quản lý việc mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu và nhiều chức năng khác,…

Kinh nghiệm kinh doanh quán cà phê nhỏ, trà sữa

Xây dựng chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng

Tâm lý của khách hàng đều thích ưu đãi, khuyến mãi. Vì vậy, việc tạo ra các chương trình tri ân, khuyến mại dịp đặc biệt cũng là những cách quản lý quán cà phê hiệu quả và khiến khách hàng có thêm động lực đến quán cà phê của bạn.

Cập nhật nhiều công thức nước uống mới

Nhiều quán cà phê ban đầu rất đông khách nhưng về lâu dài không còn đủ sức hấp dẫn khi cạnh tranh với những quán mới mở. Một phần của vấn đề là thực đơn nhà hàng không có nhiều lựa chọn đồ uống mới và nguyên liệu đa dạng. Điều này có thể khiến khách hàng khó chịu và muốn đến nhà hàng của bạn.

Luôn cập nhật các xu hướng về nguyên liệu và đồ uống nóng sẽ giúp bạn thu hút khách hàng mới đến cửa hàng của mình tốt hơn. Ngoài ra, đối với những khách hàng thường xuyên, việc thỉnh thoảng thưởng thức đồ uống mới có thể giúp họ có nhiều sự lựa chọn hơn và không cảm thấy nhàm chán khi đến nhà hàng của bạn.

Ngoài việc cập nhật các loại đồ uống pha chế mới, bạn còn có thể đổi mới phong cách phục vụ của cửa hàng, thay đổi các loại cốc, ống hút, đĩa… được sử dụng trong cửa hàng, hay hiệu quả hơn là trang trí cửa hàng. Ví dụ như Giáng sinh, Tết cổ truyền… sẽ giúp khách hàng không cảm thấy nhàm chán với không gian quán cà phê.

Đầu tư chi phí marketing

Quảng cáo, marketing là một trong những cách kinh doanh quán cà phê hiệu quả và giúp thu hút một lượng lớn khách hàng đến quán cà phê của bạn. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, việc thực hiện các chiến dịch quảng cáo để khách hàng biết đến và ghi nhớ thương hiệu của bạn là điều không quá khó khăn.

Nhiều chủ quán cà phê đã thực hiện các chiến dịch quảng cáo thương hiệu quán cà phê thông qua các trang mạng xã hội lớn như Facebook, Instagram và đã đạt được thành công. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một trang fan hâm mộ riêng cho cửa hàng của mình và đăng các bài viết quảng cáo thường xuyên, vừa để tương tác nhiều hơn với khách hàng trên mạng xã hội, vừa thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

Một cách khác để quảng bá thương hiệu đồ uống của bạn là hợp tác với các bên thứ ba để xem xét, cung cấp các dịch vụ đồ uống, đồ ăn và giao đồ ăn như: Grab, Gojeck, Shopee Food…

Xây dựng hệ thống quản lý quán cà phê chuyên nghiệp

Đảm bảo vệ sinh quán cà phê: Trong ngành dịch vụ đồ uống, việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm luôn được đặt lên hàng đầu. Nguyên liệu dùng làm đồ uống hàng ngày phải tươi ngon, chất lượng.

Ngoài ra, dụng cụ pha chế và phục vụ đồ uống cũng phải được vệ sinh sạch sẽ sau mỗi lần sử dụng của khách hàng. Đĩa, cốc, thìa… phải được thay mới để khách hàng luôn thoải mái khi uống. 

Thái độ phục vụ nhiệt tình: Thái độ là yếu tố hàng đầu quyết định khách hàng có hài lòng với nhà hàng của bạn hay không. Vì vậy, tất cả nhân viên phục vụ nhà hàng đều phải làm việc một cách chuyên nghiệp và nhiệt tình.

 Luôn thân thiện và niềm nở khi khách đến, cảm ơn và cúi chào khi họ rời đi. Những hành động này tuy nhỏ nhưng khẳng định văn hóa ứng xử chuyên nghiệp, khiến khách hàng cảm thấy được chào đón và tôn trọng mỗi khi đến nhà hàng.

Thanh toán nhanh chóng và chính xác: Để tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng, việc thanh toán cần được hoàn thành nhanh chóng và chính xác, vì nếu có vấn đề gì khi thanh toán, khách hàng sẽ không hài lòng và dễ có ấn tượng xấu về cửa hàng.

Để hoạt động thanh toán trong quán cà phê nhanh chóng, chính xác cũng như quản lý tài chính tốt, bạn có thể đầu tư trang thiết bị trong quán cà phê để quản lý quán cà phê và các nhân viên thu ngân như phần mềm quản lý, máy tính tiền, máy in hóa đơn… để trợ giúp. Tối ưu, tiết kiệm thời gian và mang lại độ chính xác cao khi sử dụng.

Cách quản lý quán cafe hiệu quả là tập trung vào dịch vụ khách hàng, chất lượng đồ uống và tối ưu quy trình vận hành. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, việc ứng dụng các phần mềm quản lý là điều vô cùng cần thiết. Mong rằng những chia sẻ của Chủ Quán sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích.