Máy POS là gì? Hệ Thống Point-of-Sale hoạt động như thế nào?

Sau nhiều năm làm việc trong lĩnh vực công nghệ bán hàng, tôi hiểu rằng nhiều người vẫn chưa nắm rõ máy POS là gì và hoạt động ra sao. Vì vậy, hôm nay tôi muốn chia sẻ những thông tin hữu ích để giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống POS.

Máy POS là thiết bị điện tử dùng để ghi lại các giao dịch mua bán hàng hóa tại quầy thu ngân. Nó giúp quản lý dữ liệu bán hàng, in hóa đơn và thống kê doanh thu một cách dễ dàng. Đây là một công cụ hữu hiệu cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, bán lẻ.

Hi vọng những chia sẻ ngay sau đây từ chuquan.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về máy POS. Chúc bạn tìm được giải pháp phù hợp và thành công trong kinh doanh!

Tóm Tắt Nội Dung Chính
  • Máy POS là thiết bị điện tử giúp bán hàng và thanh toán tại quầy.
  • Máy POS gồm phần cứng, phần mềm và dịch vụ thanh toán.
  • Máy POS đơn giản hóa quy trình bán hàng, tính tiền.
  • Máy POS giúp theo dõi bán hàng, tồn kho và khách hàng tốt hơn.
  • Chi phí máy POS phụ thuộc vào phần cứng, phần mềm và dịch vụ thanh toán.

Định nghĩa máy POS

POS viết tắt của Point of Sale, có nghĩa là điểm bán hàng.

Máy POS là gì?

Máy POS là thiết bị điện tử cho phép người bán hàng tính tiền, in hóa đơn và thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ tại quầy thu ngân.

2 loại máy POS phổ biến

  • Máy tính tiền (Cash Register): Chủ yếu dùng để tính tiền mặt, in phiếu thu tiền.
  • Máy POS (Point of Sale System): Nâng cấp từ máy tính tiền, có nhiều tính năng hơn như quản lý bán hàng, kho hàng, khách hàng, báo cáo và kết nối Internet.

Ngày nay, hệ thống POS không chỉ đơn thuần là thiết bị mà còn bao gồm phần mềm quản lý và kết nối với nhiều thiết bị ngoại vi khác.

Các thành phần của hệ thống POS

Một hệ thống POS điển hình gồm 3 thành phần chính:

Phần cứng POS

Phần cứng là thiết bị vật lý cho phép máy POS hoạt động. Một số thiết bị phần cứng thông dụng như:

  • Màn hình và máy tính: Hiển thị giao diện POS, quản lý các hoạt động.
  • Máy in hóa đơn: In phiếu thu tiền, hóa đơn cho khách.
  • Máy quét mã vạch: Quét mã vạch sản phẩm để thêm vào hóa đơn.
  • Máy in mã vạch: In nhãn mã vạch cho sản phẩm.
  • Máy in phiếu: In phiếu gọi món (dùng trong nhà hàng), phiếu bàn giao hàng…
  • Thiết bị đọc thẻ (Card Reader): Đọc thông tin thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ của khách hàng.
  • Ví điện tử (eWallet): Thanh toán bằng điện thoại, ví điện tử.
  • Máy kiểm tra tiền giả: Kiểm tra tính xác thực của tiền mặt.

Phần mềm POS

Phần mềm POS là trái tim của cả hệ thống, cung cấp các chức năng quản lý và điều khiển máy. Một số tính năng phần mềm POS:

  • Giao diện bán hàng, tính tiền nhanh chóng.
  • Quản lý hàng tồn kho, cập nhật số lượng hàng hóa.
  • Lưu trữ thông tin khách hàng.
  • Tích hợp chương trình khách hàng thân thiết, tích điểm.
  • Theo dõi doanh số bán hàng, lợi nhuận, số dư ngân sách.
  • Xuất báo cáo doanh số theo ngày/tháng/năm.
  • Tích hợp với website bán hàng để đồng bộ đơn hàng.
  • Kết nối với phần mềm kế toán để chuyển dữ liệu.

Dịch vụ thanh toán

Đây là dịch vụ xử lý việc thanh toán thẻ ngân hàng của khách hàng. Thông thường có 2 loại dịch vụ thanh toán:

  • Nội bộ: Tích hợp sẵn trong máy POS, không phụ thuộc bên thứ 3.
  • Bên thứ 3: Dịch vụ của bên thứ 3 như ngân hàng, VNPAY, Onepay…

Cách thức hoạt động của máy POS

Khi khách hàng đến mua hàng, máy POS sẽ hoạt động như sau:

  1. Nhân viên chọn các mặt hàng khách mua trên màn hình POS.
  2. Hệ thống tự động cộng tổng số tiền khách cần thanh toán.
  3. Khách thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ ngân hàng.
  4. Nếu thanh toán bằng thẻ, thông tin thẻ sẽ được chuyển tới nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.
  5. Sau khi xác nhận thanh toán, máy in hóa đơn cho khách.
  6. Dữ liệu bán hàng được lưu lại, cập nhật vào hệ thống để theo dõi doanh số.

Như vậy, máy POS giúp quy trình bán hàng và thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Chi phí đầu tư máy POS

Để xây dựng một hệ thống POS đầy đủ, bạn cần lường trước các chi phí sau:

  • Chi phí phần cứng: dao động $300 – $2000 tùy theo số lượng thiết bị.
  • Chi phí phần mềm: khoảng $50 – $200/tháng tùy gói dịch vụ.
  • Chi phí dịch vụ thanh toán: khoảng 2-3% trên mỗi giao dịch thẻ.
  • Chi phí lắp đặt và vận hành: khoảng $100-$300 cho dịch vụ lắp đặt và hướng dẫn sử dụng.
  • Chi phí bảo trì: khoảng $30 – $50/tháng.

Với chi phí trên, máy POS sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều thời gian và nhân lực so với việc làm thủ công bằng giấy viết.

Các tính năng hữu ích của máy POS

Ngoài các tính năng cơ bản, máy POS còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

  • Tự động tính toán tiền, trả lại tiền chính xác.
  • Quản lý tồn kho sản phẩm, cảnh báo hết hàng.
  • Theo dõi chi tiết doanh số bán hàng và lợi nhuận.
  • Quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng tốt hơn.
  • Kết nối với phần mềm kế toán, đồng bộ hóa dữ liệu.
  • Đăng ký gói dịch vụ bảo hành, bảo trì máy móc.
  • Cảnh báo và cập nhật phần mềm mới nhất tự động.
  • Hỗ trợ bán hàng online, đa kênh bán hàng.

Nhờ đó, máy POS giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và tăng hiệu quả kinh doanh!

Các câu hỏi thường gặp về máy POS

Không bắt buộc phải có kết nối Internet. Tuy nhiên, kết nối Internet sẽ giúp máy POS kết nối với các dịch vụ thanh toán, đồng bộ hóa dữ liệu và cập nhật phần mềm tốt hơn.

Máy tính tiền chỉ đơn giản là tính tiền và in hóa đơn. Máy POS có nhiều tính năng hơn như quản lý bán hàng, kho hàng, khách hàng, báo cáo và kết nối Internet.

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp. Bạn nên ưu tiên các thương hiệu máy POS có uy tín, phù hợp ngành nghề kinh doanh và có chế độ hỗ trợ tốt.

Chi phí máy POS thường rơi vào khoảng $300 – $2000 cho phần cứng, $50 – $200/tháng cho phần mềm và khoảng 2-3% mỗi giao dịch cho dịch vụ thanh toán.

Kết nối Internet giúp máy POS dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác, đồng bộ hóa dữ liệu lên đám mây, cập nhật phần mềm và tăng khả năng kết nối thiết bị.

Similar Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *