6 loại báo cáo quan trọng trên hệ thống POS F&B bạn cần biết

Khi kinh doanh, tất cả các thông tin báo cáo đều rất quan trọng. Chúng giúp chủ quán hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh thực tại của quán và biết rõ mình nên làm gì, bỏ bớt bước nào, cải thiện vấn đề gì để hoạt động kinh doanh của nhà hàng, quán ăn trở nên tối ưu hơn, tăng doanh thu, lợi nhuận cho quán.

Phần mềm quản lý hàng đang là giải pháp quản lý hàng đầu được nhiều nhà hàng, quán ăn đầu tư. Tuy nhiên không phải chủ quán nào cũng nắm rõ các thông số báo cáo trên hệ thống Pos. Sau đây Chuquan.vn sẽ giới thiệu cho bạn 6 loại báo cáo quan trọng trên hệ thống Pos giúp bạn dễ nắm bắt thông tin và quản lý bán hàng hiệu quả hơn.

Báo cáo tổng quan

Các thông tin cần theo dõi

• Tổng doanh thu, lợi nhuận của quán
• Tổng số đơn hàng từ tất cả các kênh (tại quán, shopee food, website bán hàng,…)
• Sản phẩm bán chạy của quán
• Tổng tồn kho thực tại
• Biểu đồ báo cáo kinh doanh tổng quan

Lợi ích của báo cáo tổng quan cho chủ quán

Trang báo cáo tổng quan giúp bạn nhanh chóng nắm rõ hoạt động kinh doanh của quán từ các biểu đồ doanh thu tổng quan và các chỉ số báo cáo. Thông qua báo cáo này, bạn có thể:

• Kịp thời phát hiện hoạt động bất thường trong kinh doanh của quán để nhanh chóng có hướng giải quyết
• Tối ưu thời gian quản lý quán, không cần mất thời gian xem từng báo cáo của từng bộ phận như bán hàng, kho hàng, nhân viên,…

Báo cáo bán hàng

Danh mục báo cáo bán hàng cung cấp cho bạn những thông tin về trạng thái kinh doanh của quán như tổng đơn hàng trong ngày, doanh thu bán hàng theo ca,… giúp bạn nhanh chóng nắm rõ tình hình kinh doanh của quán và có những chiến lược kinh doanh, khuyến mãi hiệu quả hơn.

Báo cáo chi tiết hóa đơn

Các chỉ số cần theo dõi:

• Tổng doanh thu bán hàng
• Tổng giảm giá
• Phụ thu
• Thuế
• Tổng doanh thu
• Khách nợ
• Tổng thanh toán

Tại giao diện xem báo cáo hóa đơn này, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh thời gian xem báo cáo (ngày, tuần, tháng, quý, năm), khu vực, chi nhánh quán, kênh bán hàng (tại cửa hàng, weborder, Grab food,…), phương thức thanh toán (tiền mặt, ví điện tử, ZaloPay, Payo),… để có thể xem báo cáo hóa đơn theo nhu cầu của mình.

Báo cáo tổng chi nhánh

Nếu bạn kinh doanh quán dạng chuỗi thì tính năng xem báo cáo này vô cùng cần thiết. Thông qua biểu đồ được hiển thị trên phần mềm, bạn có thể nhanh chóng nhận ra chi nhánh nào đang hoạt động kinh doanh ổn, chi nhánh nào đang kinh doanh bất thường.

Báo cáo mặt hàng bán chạy

Tại giao diện báo cáo mặt hàng bán chạy, bạn có thể dễ dàng nhận ra sản phẩm nào đang là “bestseller” của quán, mặt hàng nào đang không được khách hàng ưa chuộng để kịp thời điều chỉnh menu và phân phối kho nguyên liệu cho hợp lý.

Báo cáo topping bán chạy

Tương tự như báo cáo mặt hàng bán chạy, báo cáo topping bán chạy giúp bạn dễ dàng nhận ra món topping nào đang làm khách hàng “thương nhớ”, để có thể chuẩn bị nhiều hơn, hạn chế tình trạng khách order nhưng lại hết topping.

Lợi ích của những chỉ số bán hàng

Chủ nhà hàng, quán ăn, quán cafe có thể tận dụng các thông tin báo cáo trên để linh động đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý cho quán.

• + Nắm bắt các mặt hàng bán chạy để có thể đẩy mạnh quảng cáo hay loại bỏ các mặt hàng không bán chạy, tối ưu doanh thu cho quán.
• + Khám phá ra “thời điểm vàng” để có thể đưa ra các chương trình, thúc đẩy doanh thu cho quán.
• + Đánh giá được tất cả các kênh bán hàng mà quán đang triển khai để có thể đưa ra quyết định tiếp tục kinh doanh hay đầu tư cải thiện kênh bán hàng
• + Đưa ra chính sách giữ chân khách hàng hiệu quả, đem lại doanh thu tốt cho cửa hàng

Báo cáo kho hàng

Thực tế cho thấy quản lý kho thật không dễ. Trong kho hàng có một lượng lớn nguyên liệu, hàng hóa nên người quản lý khó tránh khỏi những sai sót dẫn đến lãng phí nguyên liệu nhưng không hề hay biết. Điều này sẽ gây tổn thất lớn cho nhà hàng. 

Chi phí nguyên liệu chiếm tỷ phần trọng yếu trong cơ cấu chi phí của nhà hàng. 

Các báo cáo kho quan trọng

• Báo cáo xuất – nhập kho
• Báo cáo hàng tồn kho
• Báo cáo kiểm kho
• Báo cáo kho nội bộ

Ý nghĩa của các báo cáo kho

• Báo cáo xuất – nhập kho

Thông qua báo cáo tổng phiếu xuất và phiếu nhập kho, bạn có thể dễ dàng kiểm kê, đối chiếu với thông tin xuất nhập kho bằng giấy để quản lý kho hàng dễ dàng hơn, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân.

• Báo cáo hàng tồn kho

Báo cáo hàng tồn kho giúp bạn nhanh chóng nhận ra sản phẩm nào đang chạm ngưỡng tối thiểu để kịp thời nhập hàng về, hạn chế tình trạng thiếu hàng, thiếu nguyên liệu khi đang kinh doanh. 

• Báo cáo kiểm kho

Báo cáo kiểm kho giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả hơn, kịp thời phát hiện các dấu hiệu xấu như lượng hàng tồn không giống với thực tế, giá thực tế so với báo cáo khác nhau,…

• Báo cáo kho nội bộ

Đối với những nhà hàng, quán ăn kinh doanh dạng chuỗi thì báo cáo nội bộ rất quan trọng. Báo cáo này giúp bạn biết được kho hàng thực tại của các chi nhánh như thế  nào, kho nào đang chạm ngưỡng tối thiểu để kịp thời cung hàng, hạn chế tình trạng thiếu hụt nguyên liệu khi đang kinh doanh.

Báo cáo khách hàng

Có không ít chủ quán không mấy quan tâm đến data khách hàng vậy nên khó nhận ra những khách hàng thân thiết mặc dù họ đã đến quán rất nhiều lần. Điều này sẽ phần nào làm khách hàng hụt hẫng và dễ đổi sang quán khác nếu quán đó cung cấp dịch vụ giống bạn nhưng dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Thông qua các dữ liệu khách hàng mà phần mềm quản lý thu thập được và hiển thị trên máy Pos, bạn có thể dễ dàng hiểu và phục vụ khách hàng của mình tốt hơn từ đó tạo bàn đạp giữ chân khách hàng trở lại quán.

Các chỉ số cần theo dõi

• + Thông tin sơ bộ của khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ (nếu là khách mua take away)
• + Lịch sử giao dịch của khách hàng như tổng tiền giao dịch, tổng nợ (nếu có), món ăn khách hàng thường dùng, chỗ ngồi quen thuộc, thời gian hay ghé quán,… 
• + Mức độ tương tác của khách hàng với các chương trình khuyến mãi, tổng số tiền tích lũy trên thẻ thành viên, các phần quà mà khách hàng đã nhận,…

Lợi ích của các chỉ số báo cáo khách hàng

Với những thông tin quan trọng trên, chủ quán có thể: 

• Các nhân hóa ưu đãi cho từng đối tượng khách hàng
• Lên ưu đãi riêng biệt cho nhóm khách hàng thân thiết
• Tặng voucher cho nhóm khách hàng đã lâu không ghé quán để lôi kéo họ
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng thân thiết bằng cách thêm dịch vụ đặc biệt cho họ. Ví dụ như bạn có thể sắp xếp chỗ ngồi quen thuộc cho khách và tặng những phần quà miễn phí trong xuất ăn của họ.

Báo cáo hoa hồng và nhân sự

Trong quá trình vận hành quán, chi phí dành cho nhân viên luôn chiếm tới 30% tổng chi tiêu của nhà hàng, quán cafe. Đặc biệt đối với những quán có quy mô lớn thì việc quản lý chi tiêu này lại càng khó khăn. Vậy nên để kiểm soát khoản chi này và tối ưu chi tiêu của quán hơn thì chủ quán cần thường xuyên xem báo cáo về nhân sự.

Các chỉ số cần quan tâm

• Thời gian, ca làm của nhân viên
• Số lần chấm công của nhân viên
• Lương của nhân viên part time (nhân viên bán thời gian)
• Hoa hồng cho nhân viên chính thức
• Mức độ hoàn thiện công việc và năng lực của từng nhân viên

Lợi ích của báo cáo hoa hồng, nhân sự

Dựa trên những chỉ số về báo cáo nhân sự, chủ quán có thể

• Sắp xếp nhân lực hiệu quả, tối ưu chi phí nhân sự của quán
• Xếp ca làm cho nhân viên hợp lý, hạn chế tình trạng nhân viên kiệt sức vì công việc nặng, thời gian làm nhiều từ đó làm giảm năng suất lao động của nhân viên.
• Đánh giá khách quan thái độ và năng lực của nhân viên từ đó có những giải pháp thưởng, phạt hợp lý.
• Phát hiện kịp thời hành vi gian lận của nhân viên và có những hình thức xử phạt hợp lý.

Công nợ đối tác

Báo cáo công nợ là một trong những loại báo cáo quan trọng đối với người quản lý đặc biệt là bộ phận kế toán công nợ hoặc kế toán tổng hợp. 

Báo cáo công nợ được lập ra nhằm giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong việc kiểm soát cũng như quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả và từ đó đưa ra các kế hoạch thu hồi, thanh toán công nợ để quản lý tài chính một cách chính xác, giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp. 

Các chỉ số quản lý công nợ quan trọng

• Thông tin đối tác
• Tổng số nợ, thời gian nợ
• Báo cáo nợ xấu

Ý nghĩa của quản lý công nợ

Thông qua các chỉ số báo cáo công nợ, chủ nhà hàng, quán ăn có thể:

• Kiểm soát tổng công nợ hiện tại của các đối tác và có kế hoạch thông báo, thu hồi nợ kịp thời, tránh tình trạng đôi bên “quên” gây thất thoát doanh thu của quán.
• Đánh dấu nợ xấu đối với các đối tác chậm nợ.

Có thể thấy những thông tin báo cáo quan trọng trên máy Pos, chủ quán có thể tận dụng để cải thiện hoạt động kinh doanh của quán. Đặc biệt thông qua những chỉ số mà Chuquan.vn gợi ý ở trên, bạn có thể lên kế hoạch kinh doanh quán ăn, nhà hàng hiệu quả hơn.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!