Phần mềm quản lý quán ăn là một cánh tay phải của nhà quản lý trong việc điều chỉnh, điều phối và quản lý hoạt động kinh doanh của các chuỗi quán ăn một cách hiệu quả. Trên thị trường hiện nay có đa dạng phần mềm với các tính năng hấp dẫn nhưng không phải phần mềm nào cũng sẽ phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.
Vậy khi mua các phần mềm quản lý quán ăn cần chú ý các tiêu chuẩn nào? Đâu là phần mềm quản lý quán ăn tốt nhất hiện tại? Để trả lời cho các vấn đề này hãy xem thêm bài viết chi tiết sau của chuquan.vn nhé!
Phần mềm quản lý quán ăn là gì?
Phần mềm quản lý quán ăn là một phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ quy trình quản lý nhà hàng quán ăn hiệu quả, hiệu suất hơn từ việc xử lý nghiệp vụ bán hàng được quản trị chuyên nghiệp giúp bạn tiết kiệm nhân lực, thời gian cũng như chi phí quản lý.
Ưu điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý quán ăn
Đối với chủ quán ăn
Phần mềm quản lý quán ăn ra đời như một “trợ lý công nghệ” vô cùng đắc lực hỗ trợ các nhà quản lý trong việc quản lý và kiểm soát quá trình kinh doanh quán ăn. Giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình vận hành của cửa hàng ăn uống tại mọi bộ phận, dễ dàng theo dõi báo cáo doanh thu, chi phí, quản lý chặt chẽ nguồn nhân lực hạn chế thất thoát gian lận.
Đối với nhân viên
Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý bán hàng, tất cả các vị trí trong quán ăn từ nhân viên phục vụ, thu ngân, bếp,… đã loại bỏ được các thao tác không cần thiết, đẩy nhanh tiến độ công việc phục vụ khách hàng. Ngoài ra, công nghệ quản lý của phần mềm hỗ trợ nhân viên giảm bớt căng thẳng và kiểm soát công việc, đảm bảo tính chính xác của từng đơn hàng tốt nhất và nâng cao hiệu quả công việc.
Đối với khách hàng
Một ưu điểm khác của phần mềm quản lý quán ăn là nâng cao sự yêu thích và trải nghiệm của thực khách khi sử dụng dịch vụ tại đây. Khách hàng chắc chắn sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp của quán ăn khi quan sát nhân viên gọi món ăn trong thực đơn qua các thiết bị điện tử.
Phân loại phần mềm quản lý quán ăn
Căn cứ vào chi phí
Phần mềm quán ăn miễn phí thường chỉ đáp ứng một số nghiệp vụ cơ bản như bán hàng, tính tiền, hàng tồn kho… kém ổn định và chính sách bảo mật không cao. Phần mềm miễn phí chỉ dành cho những quán ăn nhỏ và quán ăn ven đường muốn tiết kiệm tiền. Ngược lại, phần mềm trả phí có chức năng phong phú hơn, đảm bảo tính ổn định và bảo vệ dữ liệu cho người dùng, phù hợp để quản lý các mô hình quán ăn phức tạp, kinh doanh trơn tru và hiệu quả.
Dựa vào công nghệ
Phần mềm quản lý quán ăn cục bộ lưu trữ dữ liệu tại chỗ và cài đặt trên máy chủ của nhà hàng dưới dạng đóng gói, có tính ổn định cao nhưng cần phải trả một khoản phí và phí triển khai nhất định. Phần mềm thanh toán đám mây lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây, dễ triển khai, dễ sử dụng, tiện ích, trả phí hàng tháng nhưng không ổn định bằng cục bộ.
Dựa vào nguồn gốc xuất xứ
Một số phần mềm của nước ngoài được phát triển và sử dụng rộng rãi trên thế giới như DCorp R-Keeper,… hay Ocha ở Đông Nam Á,… Ưu điểm của phần mềm quốc tế là có nhiều chức năng đa dạng. Nhưng chúng có giá bán cao, không có sự liên kết giữa các đơn vị đặt hàng, giao hàng và thanh toán điện tử với các đơn vị trong nước. Trong khi đó, phần mềm trong nước cũng được ưa chuộng nhờ giao diện tiếng Việt thân thiện và khả năng am hiểu thị trường trong nước. Một số cái tên phổ biến trong nước như iPOS.vn, Sapo, Misa CukCuk, KiotViet, v.v.
Tiêu chuẩn khi mua phần mềm quản lý quán ăn
Tính năng phù hợp với quy mô quán ăn
Bạn cần tính toán, xem xét phần mềm có những tính năng nào, chúng có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh linh hoạt quán ăn của bạn hay không. Thông thường, yêu cầu đối với quán ăn nhỏ rất đơn giản cho nên bạn hãy chọn giải pháp bán hàng cho ngành F&B để có những tính năng phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của bạn theo thời gian.
Giá thành hợp lý
Tối ưu hóa chi phí là một việc quan trọng và cần thiết đối với các quán ăn nhỏ. Bạn không nên lựa chọn phần mềm quản lý có cấu hình rắc rối, nhiều thiết bị phần cứng có giá thành cao. Bạn nên chọn phần mềm đơn giản, giá cả phải chăng, phù hợp với khả năng tài chính của bản thân.
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Việc bạn lựa chọn phần mềm miễn phí hay phần mềm trả phí thì bạn cũng hãy chọn các nhà cung cấp có độ uy tín cao để tránh tình hình kinh doanh kém hiệu quả. Bạn hãy lựa chọn những đơn vị cung cấp phần mềm có tiếng trên thị trường và được đa số người dùng tiêu dùng tin tưởng thì đó là một sự lựa chọn tốt nhất.
Chính sách bảo hành rõ ràng
Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn phần mềm cho quán ăn nhỏ. Các quán ăn đôi khi gặp khó khăn với hệ thống công nghệ mới, hoặc đôi khi phần mềm có vấn đề. Vì vậy, bạn cần có được chính sách hậu mãi, khuyến mãi rõ ràng để được nhà cung cấp hướng dẫn hoặc bảo hành.
Tính bảo mật dữ liệu
Bảo mật, sao lưu, khả năng sao lưu dữ liệu quán ăn là những điều mà bạn cần phải chú trọng, quan tâm khi tìm kiếm phần mềm quản lý . Phần mềm có khả năng bảo vệ dữ liệu tốt sẽ giúp các quán ăn tránh được rủi ro thông tin khách hàng bị lộ ra bên ngoài.
Top 3+ phần mềm quản lý quán ăn tốt nhất 2023
Phần mềm quản lý quán ăn PosApp
PosApp là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý quán ăn, nhà hàng và các thiết bị bán hàng như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,… uy tín, được hơn 30.000 khách hàng trải dài khắp Việt Nam tin dùng.
Năm 2021, PosApp được Shark Nguyễn Hòa Bình tin tưởng và đầu tư. Kể từ đó, PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn Next360 và PosApp mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.
Các tính năng ưu việt của phần mềm tính tiền quán cà phê PosApp:
- Hỗ trợ nhân viên order, thanh toán nhanh chóng
- Giao diện order đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng
- Dữ liệu nhanh chóng đồng bộ đến các thiết bị bán hàng khác
- Phần mềm tương thích với hầu hết các thiết bị có sẵn như máy Pos thu ngân, máy Pos cầm tay, laptop, điện thoại, máy tính bảng, PC,…
- Dễ dàng kết nối với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, máy quét mã vạch,…
- Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán như tiền mặt, ví điện tử (Momo, ZaloPay,…), thẻ ngân hàng nội địa, visa, Mastercard.
- Định lượng nguyên liệu thông minh; Quản lý xuất nhập kho chặt chẽ
- Quản lý tồn kho nguyên liệu, cảnh báo nguyên liệu chạm mức tối thiểu.
- Hỗ trợ in tách bếp nhanh chóng, tiện lợi
- Quản lý ca làm việc của nhân viên và dễ dàng đối soát doanh thu theo từng tài khoản nhân viên.
- Quản lý danh sách khách hàng và chương trình khuyến mãi
- Quản lý dòng tiền thu chi, công nợ
- Tích hợp 30 biểu đồ báo cáo
- Quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả
- PosApp hỗ trợ chủ quán tạo website bán hàng miễn phí
- Kết nối với các app F&B như GrabFood, Shopee Food, tiếp nhận và đồng bộ đơn hàng trên hệ thống.
Phần mềm quản lý quán ăn DCorp R-Keeper
DCorp R-Keeper là công ty đa quốc gia cung cấp giải pháp quản lý cho hơn 100.000 chủ doanh nghiệp F&B tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Có thể kể đến nhiều khách hàng lớn của DCorp R-Keeper tại Việt Nam như Golden Gate, Redsun, Wrap & Roll, v.v.
Ưu điểm của phần mềm:
- Nền tảng và công nghệ tiên tiến: phần mềm quản lý DCorp R-Keeper cho phép chạy trên nhiều nền tảng. Bạn có thể sử dụng trên Windows, ứng dụng trên điện thoại thông minh và máy tính bảng.
- Đa dạng và đầy đủ các chức năng phục vụ chuyên biệt: Phần mềm phục vụ nhu cầu vận chuyển quán ăn và nhu cầu quản lý phân tích chuyên sâu, với một số tính năng nổi bật
- Hệ thống đặt hàng trên POS ổn định và có thể được đặt nhanh chóng trên mọi thiết bị di động, máy tính bảng, v.v.
- Nền tảng bán hàng đa kênh (Omnichannel) tuân theo quy trình khép kín chuyên nghiệp từ khâu đặt hàng => sản xuất => giao hàng => thanh toán => xác nhận => đánh giá.
- Phần mềm có hệ thống hiển thị khu vực phòng bếp KDS hỗ trợ điều hành, xử lý đặt món hiệu quả.
- Có hệ thống quản lý và tự động chăm sóc khách hàng trên mọi phương diện
Nhược điểm của phần mềm:
- Chi phí sử dụng cao
- Cấu hình phần mềm nặng
- DCorp R-Keeper chỉ phù hợp kinh doanh các chuỗi nhà hàng có quy mô lớn, cơ cấu quản lý khó điều hành không phù hợp cho những quán ăn nhỏ.
- Phần mềm bị hạn chế văn hóa tại Việt Nam.
IPOS
Ưu điểm:
- Giao diện màn hình dễ sử dụng và thân thiện với người dùng phù hợp kinh doanh mô hình bán hàng của nhà hàng.
- Giá thành hợp lý: đang bán 2 phần mềm quản lý trên thị trường
- POS PC: cho phép cài đặt đặt trên nền tảng Windows sử dụng trọn đời với 1 lần mua
- FABi: cho phép cài đặt đặt trên nền tảng Android, mua gói trả phí theo năm.
- Phần mềm ổn định và có độ tương thích với các thiết bị cao như PC, máy tính bảng, máy POS,…
IPOS được nhà sản xuất tích hợp nhiều chức năng như:
- Khả năng phân quyền cho nhân viên tốt
- Theo dõi và quản lý lịch sử dễ dàng.
- Dễ dàng kết nối với các đối tác với đối tác trong quy trình đặt => giao hàng, phương thức thanh toán bằng ví điện tử, đưa ra các chương trình giảm giá
- Phần mềm quản lý từ xa IPOS giúp nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi ngay cả khi không kết nối mạng.
- Có giải pháp công nghệ mới O2O và thiết bị Self-order để khách hàng chủ động đặt món mà không cần nhờ đến nhân viên.
IPOS là phần mềm thương hiệu uy tín và có khả năng mở rộng dễ dàng với tính năng hỗ trợ bán hàng, quản lý thu chi tiền mặt và quản lý mô hình kinh doanh từ quy mô nhỏ đến mô hình kinh doanh phức tạp.
Trong quá trình sử dụng được đội ngũ hỗ trợ tận tình: người mua sản phẩm sẽ được cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, quán ăn hỗ trợ cài đặt tại điểm bán , hỗ trợ 24/7 giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật.
Đánh giá phần mềm CUKCUK
Cukcuk là một trong những phần mềm tốt nhất hiện nay được phát triển và thuộc quyền sở hữu của công ty Cổ phần MIsa . Đây là một phần mềm đơn giản dễ sử dụng, tiện lợi nên nhân viên sử dụng mà không gặp khó khăn và đòi hỏi lương kiến thức về công nghệ cao.
Ưu điểm:
- Có giao diện dễ sử dụng
- Có khả năng phân quyền cho từng nhân viên cụ thể cho tất cả các bộ phận. Toàn bộ nhân viên đều có thể sử dụng một ứng dụng làm việc riêng
- Đối với quản lý: Hỗ trợ quản lý nhân viên cửa hàng, mua nguyên vật liệu, nhập nguyên liệu, …
- Đối với thu ngân: Hỗ trợ đặt chỗ cho cho khách hàng, tính tiền nhanh và chuẩn xác.
- Đối với nhân viên phòng bếp: hỗ trợ quản lý chế biến món ăn hiệu quả
- Đối với nhân viên phục vụ: Hỗ trợ đặt món nhanh chóng, tiết kiệm nhân lực của nhân viên
- Cukcuk có thể sử dụng trên đa nền tảng như: chạy trên phần mềm Window, điện thoại máy tính bảng,..
Nhược điểm:
- Khi sử dụng phần mềm quản lý Cukcuk thì người mua phải chi trả thêm nhiều phụ phí. Bao gồm:
- Trả phí với các gói thuê bao có bảng giá từ 99 000 đồng => 299 000 đồng/ tháng
- Phí khởi tạo 1 500 000 đồng/ miền.
- Nếu bạn muốn được hỗ trợ trong quá trình sử dụng thì cần phải đóng gói hỗ trợ qua điện thoại cầm tay
- Trường hợp bạn muốn được đào tạo để sử dụng phần mềm thực tiếp thì đóng thêm các gói đào tạo của Cukcuk.
- Tính năng còn hạn chế chưa đáp ứng được toàn bộ nhu cầu vận hành của chuỗi quán ăn lớn chỉ phù hợp với các quán ăn có ít chi nhánh.
Giải đáp câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý quán ăn
Tôi nên sử dụng phần mềm quản lý quán ăn miễn phí hay trả phí?
Để trả lời cho câu hỏi này thì hãy cùng nhau so sánh các tiêu chí sau:
Giá thành: Với phần mềm quản lý miễn phí, bạn không phải trả bất cứ khoản nào nên không cần lo lắng về chi phí đầu tư. Trong khi đó, phần mềm quản lý trả phí có xu hướng cho phép bạn dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian trước khi yêu cầu trả phí cài đặt trọn gói hoặc trả phí hàng tháng / hàng năm.
Tính năng: phần mềm quản lý miễn phí thường chỉ hỗ trợ các chức năng cơ bản, các chức năng nâng cao hơn các nghiệp vụ khó khăn thường không có hoặc yêu cầu trả phí để sử dụng. Các chức năng được cập nhật không thường xuyên, dễ xảy ra sai sót hoặc không phù hợp với thực tế vận hành của quán ăn, ảnh hưởng đến hoạt động và quản lý.
Đồng thời, phần mềm trả phí sẽ cung cấp nhiều tính năng chuyên sâu giúp bạn quản lý quán ăn đơn giản hơn, nâng cao kinh doanh hiệu quả và các tính năng này sẽ luôn ghi nhận, cập nhật thường xuyên để hạn chế các lỗi phần mềm cũng như đáp ứng phù hợp cho nhu cầu của khách hàng.
Hỗ trợ khách hàng: Mức độ hỗ trợ từ các nhà cung cấp phần mềm quản lý miễn phí thường không tốt bằng phần mềm trả phí và không triệt để. Vì vậy, trong quá trình sử dụng nếu gặp sự cố sẽ khó được hỗ trợ đầy đủ và kịp thời. Trong khi đó, phần mềm quản lý trả phí luôn có đội ngũ kỹ thuật luôn đồng hành sẵn sàng kiểm tra, hỗ trợ khách hàng khi gặp sự cố liên quan đến phần mềm.
Qua những tiêu chí trên chúng ta có thể thấy phần mềm có trả phí có nhiều tính năng nổi bật hơn so với bản miễn phí. Khi bạn muốn kinh doanh một quán ăn thì khoản chi phí bỏ ra để đầu tư cho việc mua phần mềm quản lý chỉ chiếm một con số nhỏ trong tổng chi phí đầu tư của bạn nên bạn không nên chỉ vì tiết kiệm tiền mà lựa chọn sản phẩm kém chất lượng. Điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến việc bạn quản lý quán ăn của bạn.
Tại sao tôi cần phải sử dụng phần mềm quản lý quán ăn?
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Trước đây mọi thông tin đặt bàn của khách hàng cần nhập thủ công trên excel hoặc sổ tay thì nay mọi thứ thật dễ dàng với ứng dụng quản lý quán ăn, bạn biết tất cả những gì mình muốn chỉ trong vài thao tác thống kê.
Quản lý khoa học và hiệu quả: Phần mềm quản lý sẽ cập nhật liên tục các thông tin như số lượng bàn trống, bàn nào đã giao, tình trạng đơn hàng,… đặt hàng trực tiếp trên ứng dụng, thông tin sẽ được truyền đến các bộ phận liên quan để thực hiện nhanh chóng.
Hình thức thanh toán nhanh (hóa đơn), thanh toán trực tuyến: việc xuất hóa đơn cho khách hàng chỉ cần một cú nhấp chuột thanh toán, khách hàng có thể chuyển trực tiếp qua thẻ master card, visa, credit card, …
Quản lý và thống kê doanh thu dễ dàng: Bạn có thể xuất nhanh chóng các tệp thống kê kết quả hoạt động quán ăn theo ngày, tuần, tháng, quý, … Từ đó, bạn có thể nắm rõ được tình trang kinh doanh và đưa ra các giải pháp, đề xuất cho các phương hướng phát triển theo thời gian thực hiện kế hoạch kinh doanh.
Thông qua các bài viết mà chúng tôi chuquan.vn chia sẻ thì bạn có thể thấy các phần mềm quản lý quán ăn sẽ có các tính năng quản lý, hỗ trợ bán hàng cơ bản đều tương tự nhau. Điểm khác nhau giữa chúng là những giải pháp chuyên sâu cho nhà hàng, phần mềm có tính ổn định và các dịch vụ vụ hỗ trợ đi kèm. Nhanh chóng trở thành 1 trong những khách hàng thân thiết của Chủ nhà hàng để nhận ngay những ưu đãi bất ngờ nhé.
Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!
Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!