Soft opening là gì? Grand open là gì? Cách thức tổ chức như thế nào?

Grand open và Soft opening là gì? Đây là một trong những từ khóa xuất hiện khá phổ biến hiện nay tại các cửa hàng chuẩn bị khai trương hoặc ra mắt sản phẩm mới. Đây là một hình thức marketing mới được đánh giá là hiệu quả trong chương trình thử nghiệm của nhà hàng và đem lại trải nghiệm tốt cho khách hàng. Cùng Chuquan.vn tìm hiểu chi tiết hơn về Soft opening và quy trình cũng như cách thức tổ chức loại hình marketing này.

Tìm hiểu về Grand open và Soft opening là gì?

Grand opening coming soon là gì?

Grand opening trong tiếng Anh có nghĩa là buổi lễ khai trương chính thức cho một cửa hàng, nhà hàng hoặc trung tâm mới đưa vào hoạt động. Đây là một sự kiện quan trọng và có ý nghĩa đối với tổ chức, giúp thu hút khách hàng, tạo ấn tượng và nâng cao uy tín của thương hiệu. 

Buổi lễ khai trương cũng thường được tổ chức tưng bừng với nhiều hoạt động sôi động và chương trình khuyến mãi hấp dẫn nhằm thu hút khách hàng và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của tổ chức đến đông đảo khách hàng tiềm năng.

Soft opening là gì?

Soft opening dịch nghĩa từ tiếng Anh là “bán thử”. Đây là thuật ngữ được sử dụng trong ngành nhà hàng, quán ăn. Mục đích của ngày Soft opening trước khi chính thức grand opening là chạy thử những sản phẩm mới nhằm kiểm tra chất lượng của hệ thống, quy trình hoạt động, thực phẩm và kỹ năng của nhân sự, các nhà hàng sẽ tiếp đón một số lượng khách nhất định trong ngày này. 

Đồng thời, đây cũng là thời điểm để chủ nhà hàng tiếp xúc với khách hàng, thu thập ý kiến và cải thiện các khía cạnh của mình để chuẩn bị cho ngày khai trương chính thức. Soft opening được coi là bước đệm quan trọng đối với thành công của ngày khai trương chính thức.

Vì sao tổ chức Soft opening lại quan trọng?

Cải thiện chất lượng sản phẩm

Khách hàng tham dự Soft Opening là những khách hàng tiềm năng và rất quan trọng đối với cửa hàng của bạn. Điều quan trọng là bạn cần lắng nghe và thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình.

Những ý kiến đóng góp từ khách hàng có thể mang tính tích cực hoặc tiêu cực, và bạn nên cân nhắc cẩn thận để rút ra những bài học quý giá trước khi khai trương chính thức. Bằng cách đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, cửa hàng của bạn sẽ trở nên tốt hơn và thu hút được sự quan tâm của khách hàng trong tương lai.

Tổ chức một chương trình Marketing hiệu quả

Một buổi Soft Opening có thể tạo ra hiệu ứng marketing truyền miệng mạnh mẽ. Chính những khách hàng tham dự Soft Opening sẽ là những người đầu tiên trải nghiệm dịch vụ và sản phẩm của bạn.

Nếu họ cảm thấy hài lòng với trải nghiệm của mình, họ sẽ giới thiệu cho những người thân và bạn bè xung quanh mình về quán của bạn. Việc này sẽ giúp cho cửa hàng của bạn được quảng bá rộng rãi mà không tốn nhiều chi phí cho truyền thông marketing.

Tạo cơ hội thử nghiệm cho nhân viên

Một buổi “chạy thử” sẽ giúp chủ cửa hàng đo lường hiệu suất công việc và có sự chuẩn bị tốt hơn cho những lúc đông khách hơn hoặc những sự cố không lường trước được.

Ngoài ra, qua quá trình Soft Opening, các bộ phận team building trong cửa hàng cũng có thể được chuyên môn hóa và đảm bảo rằng mỗi bộ phận biết rõ vai trò của mình và làm tốt công việc của mình.

Quy trình, kế hoạch tổ chức Soft Opening và Grand Opening

Quy trình tổ chức Soft Opening là gì?

Xác định thời gian tổ chức

Thời gian thích hợp cho sự kiện soft opening là từ 1 đến 2 tuần trước ngày khai trương. Thời gian này cho phép chủ đầu tư tiếp nhận ý kiến từ khách hàng và sửa chữa những sai sót về thực đơn, nhân sự, trang trí, setup, và các vấn đề khác.

Lên danh sách khách mời

Để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và gửi lời mời đến khách mời soft opening một cách tôn trọng, cần lên danh sách khách mời và chuẩn bị thiệp mời.

Khách mời thường là thành viên trong gia đình hoặc bạn bè của chủ cửa hàng. Tuy nhiên, vì họ quá quen thuộc nên có thể bỏ qua những sai sót chưa hoàn thiện của nhà hàng. Do đó, nên lựa chọn khách mời khác nhau để đảm bảo sự đa dạng và chân thật trong phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của nhà hàng.

Lên menu cho ngày chạy thử

Để giảm tỷ lệ sự cố khi phục vụ và giảm áp lực cho quy trình vận hành, menu của buổi soft opening nên được thiết kế riêng với số lượng món ít hơn so với menu chính thức của quán. Điều này giúp nhân viên có thể tập trung hơn vào việc phục vụ và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Để tạo hiệu ứng tò mò và mong chờ cho buổi khai trương chính thức, bạn có thể giới thiệu toàn bộ menu, nhưng chỉ cho phép khách hàng thử một số món được giới thiệu là chỉ có sau khai trương.

Hoàn tất quy trình

Soft opening là một hoạt động thử nghiệm, tuy nhiên, nó cũng là một tấm gương phản ánh chính xác nhất cho ngày khai trương sắp tới. Nếu quy trình soft opening được thực hiện một cách hiệu quả, những rủi ro có thể xảy ra trong ngày khai trương sẽ giảm xuống mức thấp nhất.

Chuẩn bị phần ăn thử miễn phí hoặc quà tặng

Mục đích chính của chuỗi hoạt động soft opening là thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng và hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ. Hoạt động này không phải là vì mục đích lợi nhuận. Vì vậy, việc tặng quà hay miễn phí bữa ăn là một lời cảm ơn chân thành của nhà hàng đến với khách hàng.

Kế hoạch tổ chức Grand Opening là gì?

Lựa chọn ngày khai trương

Kế hoạch mở nhà hàng thành công phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn thời gian phù hợp cho buổi khai trương. Để đảm bảo sự thuận lợi và thành công cho sự kiện này, cần xem xét kỹ lưỡng ngày và giờ khai trương.

Thông thường, việc lựa chọn ngày và giờ phù hợp phải dựa trên nhiều yếu tố như tuổi tác của nhà hàng, thời điểm thuận lợi trong năm và các yếu tố khác. Chỉ khi đã chọn được thời điểm tốt nhất, sự kiện khai trương mới có thể đạt được sự may mắn và suôn sẻ trong kinh doanh.

Lựa chọn chủ đề phù hợp

Thường thì, buổi khai trương nhà hàng chỉ cần đơn giản là thông báo tên của nhà hàng. Tuy nhiên, để gây ấn tượng với khách mời, bạn có thể tìm kiếm một chủ đề phù hợp cho buổi lễ. Chủ đề này cần đơn giản, gần gũi và phải thể hiện được phong cách của nhà hàng. Việc chọn chủ đề sẽ giúp tạo ra một không gian trang trí hợp lý và tạo cảm giác mới mẻ cho khách mời.

Xác định các chi phí quà tặng, khuyến mãi

Một trong những yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý và mong chờ của khách mời đối với buổi khai trương nhà hàng chính là các chương trình khuyến mãi, tặng quà và giảm giá. Vì vậy, bạn không nên ngần ngại chi ngân sách cho các hoạt động này.

Tuy nhiên, cần phải thống nhất kỹ chi phí cụ thể để có thể kiểm soát và điều chỉnh phù hợp. Việc quản lý chi phí sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các hoạt động khuyến mãi, tặng quà và giảm giá được thực hiện một cách hiệu quả nhất, đồng thời giúp tối ưu hóa ngân sách của bạn.

Xây dựng chiến lược marketing lâu dài

Buổi khai trương nhà hàng là một bước quan trọng trong chiến lược marketing dài hạn của công ty. Để đạt được hiệu quả cao trong việc giới thiệu và quảng bá sản phẩm dịch vụ của nhà hàng, bạn cần xây dựng một kế hoạch marketing vững chắc. Bên cạnh việc chuẩn bị cho buổi lễ khai trương, bạn cần dành thời gian để đưa ra các chiến lược quảng cáo và giới thiệu sản phẩm của mình.

Chiến dịch tiếp cận khách hàng

Sau khi đã chuẩn bị cho buổi khai trương, bạn cần thực hiện các chiến dịch quảng bá để giới thiệu sự kiện này đến mọi người. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn có thể ưu tiên cho việc quảng bá tại các khu vực lân cận bằng cách phát tờ rơi.

Bạn cũng nên tiếp cận mọi người trên Internet bằng cách đăng các bài viết PR về sự kiện khai trương trên website của nhà hàng và các trang mạng xã hội.

Lên kế hoạch chương trình cụ thể

Cuối cùng, để đảm bảo thành công cho buổi lễ khai trương, bạn cần phải lên kế hoạch cụ thể và rõ ràng. Kế hoạch này cần bao gồm các thông tin như timeline của sự kiện, thời lượng diễn ra, danh sách khách mời, các hoạt động trang trí nhà hàng và các hoạt động chương trình khác. Kế hoạch này nên được lên ít nhất 2-3 tháng trước khi sự kiện diễn ra để có thể chỉ định và phân công công việc cho nhân viên rõ ràng.

Những giấy tờ, thủ tục cần có trước khi soft opening diễn ra

Xin Giấy Phép Tổ Chức

Nếu xác định tổ chức Soft Opening, bạn phải đảm bảo hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép trước 30 ngày.Sau đây là những loại giấy tờ cần thiết sau đây khi xin cấp phép thành công:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và hợp đồng tổ chức sự kiện ký kết với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức).
• Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
• Hợp đồng ký với chủ địa điểm và bản nội dung chương trình.
• Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc hoặc văn nghệ, cần phải có giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền và bản ghi lời bài hát. Nếu chương trình có nghệ sĩ nước ngoài, hãy đính kèm hồ sơ passport của nghệ sĩ đó (đối với chương trình quy mô lớn).
• Nếu có chương trình rút thăm hoặc khuyến mãi, phải xin phép Sở Công Thương.
• Hãy ghi rõ thông tin về việc có bán vé hay không, và nếu có bán vé thì nộp kèm maket vé bán.

Xin Cấp Phép Tại Các Địa Phương

Đề xuất xin cấp phép tại các địa phương cho soft opening của chuỗi nhà hàng trên toàn quốc là một bước quan trọng. Để đảm bảo việc này được thực hiện đúng cách, bạn cần xin giấy phép tại một tỉnh và sau đó nộp giấy phép đó đến địa phương khác để được cấp phép. Quan trọng là bạn phải chú ý đến thời hạn nộp đơn xin cấp phép tại các tỉnh thành khác.

Những lưu ý khi tổ chức Soft Opening

Để tổ chức một buổi Soft Opening thành công, bạn cần lên kế hoạch cụ thể và chi tiết. Trong kế hoạch này, bạn cần xác định khung giờ diễn ra các hoạt động, các hoạt động được tổ chức như thế nào, phân công công việc cho từng nhân viên và đảm bảo các hoạt động diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.

Về phía nhân viên, bạn cần đào tạo và huấn luyện cho họ trước cả buổi chạy thử nữa, để đảm bảo nhân viên có đầy đủ kiến thức, kỹ năng và thái độ phục vụ tốt, giúp khách hàng có được trải nghiệm tốt nhất.

Đặc biệt, trong buổi chạy thử, hãy tập trung vào việc thu nhận ý kiến phản hồi và sửa chữa những hạn chế của cửa hàng một cách nhanh chóng và linh hoạt. Hãy đặt khách hàng lên hàng đầu và dành cho họ sự quan tâm và ưu ái. Thái độ phục vụ tốt sẽ quyết định rất nhiều đến sự phát triển của toàn bộ cửa hàng trong tương lai.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Soft opening là gì? và những kinh nghiệm khi triển khai Soft Opening và Grand open mà CHUQUAN muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng qua bài viết này các bạn đã có thêm kiến thức và trải nghiệm cho buổi chạy thử của cửa hàng sắp tới. Chúc các bạn thành công!