Phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới tốt nhất hiện nay

Hệ thống quản trị và phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh nhà hàng, khách sạn. Từ hoạt động quản lý bán hàng, đặt tiệc, đến việc theo dõi dữ liệu tài chính. Công cụ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Cùng Chuquan.vn tìm hiểu phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay qua bài viết sau. 

Phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới là gì?

Đây là một ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm được thiết kế để giúp quản lý các hoạt động trong một nhà hàng tiệc cưới. Loại phần mềm này thường bao gồm nhiều tính năng và công nghệ giúp tự động hóa và hiệu quả hóa các quy trình quản lý. Cách chọn phần mềm quản lý hiệu quả là dựa trên các tính năng của nó.

Dưới đây là một số chức năng chính của một phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn:

• Giúp quản lý đặt chỗ cho các bữa tiệc, sự kiện và đám cưới.
• Lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch, giúp nhà hàng dễ dàng cung cấp dịch vụ tốt hơn và có chiến lược marketing hiệu quả.
• Phần mềm quản lý công việc, lịch trình và hiệu suất của nhân viên.
• Theo dõi doanh thu, chi phí và dữ liệu tài chính khác.
• Giúp quản lý các mặt hàng trong thực đơn, cũng như tồn kho của các nguyên liệu cần thiết.
• Cung cấp các công cụ để quản lý các yếu tố của sự kiện từ A-Z, từ việc lên kế hoạch đến việc thực hiện.
• Cung cấp các công cụ để quảng cáo và tiếp thị dịch vụ của bạn, có thể tích hợp với các nền tảng truyền thông xã hội.
• Theo dõi và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh.
• Khả năng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và tiền tệ sẽ rất hữu ích.
• Giao diện dễ sử dụng để giảm thiểu thời gian đào tạo cho nhân viên và tăng hiệu suất làm việc. 

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn?

Xu hướng tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là ở các thành phố lớn. Vì vậy, có rất nhiều trung tâm tổ chức tiệc cưới nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Tuy nhiên, việc quản lý một nhà hàng tiệc cưới, tổ chức sự kiện không hề dễ dàng nếu người quản lý chưa có kinh nghiệm. Hiện tại, nhiều nhà hàng vẫn chưa có quy trình riêng để quản lý việc đặt chỗ và thanh toán cho bữa tiệc. 

Nhân viên nhà hàng vẫn phải sử dụng phiếu đặt tiệc và hoá đơn in sẵn. Điều này dẫn đến những khó khăn sau trong hoạt động của nhà hàng:

• Xử lý quá trình đặt tiệc và thanh toán trễ
• Khó kiểm tra xem sảnh hiện tại đã được đặt chưa.
• Khó quản lý thông tin khách hàng, hóa đơn, đơn đăng ký bên, đăng ký dịch vụ…
• Khó tính thu nhập,…

Để giải quyết những thách thức này, nhiều chủ nhà hàng, trung tâm tiệc cưới đang sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới như một giải pháp hữu hiệu cho nhu cầu đặc biệt của mình.

 Vậy phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới nào đang phổ biến trên thị trường, và nó có những chức năng ưu việt nào mà khiến được nhiều người lựa chọn đến vậy?

Các tính năng ưu việt của phần mềm quản lý nhà hàng Chủ Quán

Để một nhà hàng tiệc cưới hoạt động trơn tru, các khâu vận hành và quản lý cần được kiểm soát chặt chẽ và kết nối với nhau. Trong giai đoạn vận hành, người ta cần theo dõi tình trạng phòng tiệc, đặt sự kiện, ghi tiền đặt tiệc, chuẩn bị đồ ăn, dịch vụ hỗ trợ… 

Trong giai đoạn hành chính, người ta cần để mắt đến nguyên liệu thô, hàng tồn kho. Chẳng hạn như hoạt động của phòng kế toán. Đặc biệt:

Quản lý đặt chỗ và đặt cọc 

Trước đây, cách tiếp cận truyền thống của các nhà tổ chức sự kiện và đám cưới là liệt kê sự kiện trên một tài liệu, lịch hoặc danh sách để các bộ phận liên quan có thể hiểu được. Thông thường, biểu mẫu được lập theo ngày và tháng, sau đó có các ghi chép về thời gian và khu vực.

Tuy nhiên, cách làm này dần mất đi lợi thế khi nhà hàng ngày càng phát triển về quy mô, đón nhiều người hơn và đặc biệt là khi cố gắng tận dụng hết công suất.

Với mô hình tiệc cưới chuyên nghiệp hiện nay, nhân viên có thể thông báo chi tiết cho khách về từng khung giờ, số lượng sảnh trống và hướng dẫn khách đến các khu vực sảnh đáp ứng ngay nhu cầu của mình.

Tiếp đến là quy trình đặt cọc, khi phòng tiệc đã được thống nhất và đảm bảo, nhà hàng sẽ ghi nhận khoản đặt cọc như một sự kiện để đảm bảo phòng tiệc được đặt cho khách đúng thời gian họ yêu cầu.

Thông qua hoạt động ghi nhận tiền gửi, ở mô hình hiện tại, toàn bộ thông tin tiền gửi của khách hàng đều được cập nhật trên phần mềm, ngoại trừ hợp đồng và hồ sơ tiền gửi bằng giấy. Thông tin chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm sảnh, số tiền đặt cọc, tên khách.

Từ đó, nhân viên có thể ghi nhớ lịch trình của khách hàng và thu tiền dễ dàng hơn mà không cần phải hỏi lại khách hàng hay tìm kiếm chứng từ.

Quản lý thông tin hợp đồng, hóa đơn

Việc ghi lại thông tin khách hàng (ví dụ: đặt chỗ, đặt cọc, thanh toán) cũng như thông tin cá nhân (ví dụ: tên đầy đủ và số điện thoại) yêu cầu phải lưu giữ một cách có hệ thống và lâu dài. Điều này sẽ hỗ trợ trong quá trình tìm kiếm và ghi nhận thông tin khách hàng.

Trước đây việc ghi chép thủ công đôi khi dẫn đến tình trạng mất thông tin hoặc mất ghi chú bên ngoài. Dẫn đến thất thoát thông tin cho cả hai bên và làm giảm tính chuyên nghiệp trong dịch vụ của chúng tôi.

Tinh chỉnh việc quản lý sảnh tiệc

Quản lý sảnh tiệc bao gồm việc giám sát tiến độ sử dụng các hội trường có sức chứa khác nhau vào các thời điểm khác nhau. Điều đó giúp người quản lý dễ dàng phân công nhân sự cụ thể theo ca và điều phối nhân sự để hỗ trợ các hội trường đông người.

So với quản lý thủ công, phương thức nhận số lượng bàn kín trong phòng tiệc thông qua màn hình ứng dụng hiện chiếm ưu thế hơn. Dù điều chỉnh, sắp xếp khách tại bàn tiệc, hỗ trợ chủ nhà đảm bảo buổi đón tiếp thành công nhất.

Quản lý chi tiết việc chuẩn bị món ăn

Vấn đề hiện nay mà một số hệ thống nhà hàng phải đối mặt là việc đặt hàng rất khó hiểu, số lượng món ăn đã đặt cũng như số bàn phục vụ không thể kiểm soát được. Điều này đòi hỏi rất nhiều nhân sự. Một số giải pháp bao gồm phân khúc theo khu vực hoặc theo người chịu trách nhiệm.

Tuy nhiên, hội trường rộng và các món ăn được sắp xếp theo yêu cầu của chủ nhà, thường xuyên xảy ra sai sót như sai bàn, sai món, gây lãng phí nhân lực. Điều quan trọng hơn là tác động đến trải nghiệm của khách và người tổ chức tiệc.

Quản lý dịch vụ hỗ trợ

Ngoài phục vụ tiệc, nhà hàng còn cung cấp các dịch vụ bổ sung như chương trình tiệc và trang trí tiệc. Các nhà hàng có thể kết hợp nó vào các gói tiệc cưới của họ hoặc tính phí như một dịch vụ riêng biệt. 

Phần mềm sẽ ghi nhận các yêu cầu dịch vụ một cách cụ thể, chính xác và đồng thời trên toàn hệ thống. Với hoạt động tính phí bổ sung, nhà hàng có thể chủ động điều chỉnh phần mềm và xuất hóa đơn thanh toán cho khách hàng.

Quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý tài chính chặt chẽ và chặt chẽ là vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với các mô hình kinh doanh quy mô lớn như nhà hàng tiệc cưới. Nếu việc kiểm soát số lượng nguyên liệu được phục vụ thường xuyên hơn trong ngày không chặt chẽ thì việc thất thoát, gian lận trên quầy bếp là không thể tránh khỏi.

Với phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới Chủ Quán, bạn không chỉ đơn giản là kiểm soát lý bán hàng một cách hiệu quả mà còn có thể quản lý dữ liệu, tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên và mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng. Đây là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.